Pengelolaan Surat Masuk

Administrasi perkantoran merupakan berbagai kegiatan yang tergabung dalam kegiatan suatu kantor atau instansi. Seperti tata usaha,unit kearsipan,dan semua kegiatan yang ada dikantor. Berbagai kegiatan dalam kantor meliputi:

• Penerimaan dan pengiriman surat.
• Penyimpanan surat.
• Mengatur jalannya suatu instansi.
• Dll.

PENGELOLAAN SURAT MASUK
1.Surat masuk diterima oleh unit penerima surat,kemudian surat dipilah-pilah sesuai dengan kriterianya(surat penting/dinas,surat pribadi dan bukan surat).
2.kemudian diteruskan ke unit pencatat, surat penting di buka dan dibaca dan kemudian dilampiri dengan kartu kendali yang berwarna(putih,kuning dan merah).
kemudian di teruskan ke unit pengolah kartu kendali diisi kolom-kolomnya dan kemudian diteruskan ke tata usaha,
3.Tata usaha menbaca surat dan kemudian menyiapkan lembar disposisi dan di isi kolom-kolomnya kecuali kolom paraf,instruksi, dan kepada. kemudian TU memberikan kartu kendali kuning ke unit pengendali.
4.Pengendali,membaca kartu kendali dan  memeriksa, jika sudah ada paraf maka berarti surat telah diproses.Kemudian kartu kendali disimpan.
5.TU memberikan surat dan lembardisposisi kepada pimpinan.
6.Pimpinan, membaca isi surat dan lembar disposisi dan kemudian mengisi 3 kolom (paraf,instruksi,dan kepada) kemudian menyerahkannya pada unit pelaksana.
7.Pelaksana, membaca surat beserta lembar disposisi dan kemudian melaksanakan instruksi yang diberikan oleh pimpinan, dan kemudian pelaksana memberikan tanda Dep,dan memberikan surat ke TU,
8.TU, membaca surat dan lembar disposisi ,memeriksa tanda Dep, dan kemudian menentukan kode simpan dan menyimpan surat sesuai kode.

AVAIL BIO Sanitary Pad

AVAIL Bio Sanitary Pad merupaka piliha terbaik untuk pembalut wanita. AVAIL di buat dari kapas yang mengandung herbal dan antiseptik alami, bebas dari bahan-bahan kimia berbahaya, serta dapat mengatasi berbagai masalah kewanitaan,seperti:

• Nyeri haid (senggugut),sakit otot dan sendi.
• Keputihan dan kekuningan serta bau tidak sedap.
•  Penyakit kulit, gatal-gatal dan alergi.
• haid tidak teratur dan terhentinya haid karena penggunaan kontrasepsi (suntik,IUD,susuk).
• Infeksi vagina dan kandung kemih oleh jamur,bakteri dan virus.
• Infertilitas (gangguan kesuburan).

AVAIL BIO Sanitary Pad juga digunakan untuk:

1. Alat kompres untuk mengatasi masuk angin atau demam pada anak (ditempeldi perut/kening).
2. Mempercepat pemulihan bengkak,bisul,gatal-gatal,jerawat dan penyakit kulit lainnya.
3. Mengurangi pegal,nyeri dan linu pada otot-otot tubuhkarena keseleo,kelelahan dan lainnya.
4. Membalut luka untuk mempercepat penyembuhan karena mengandung antiseptik alami.
5. Melegakan saluran pernafasan karena flu,astma,alergi dan lainnya(dihirup melalui hidung).
6. Menghilangkan bau dan lembab pada ketiak,sepatu dan helm.

 JENIS PEMBALUT AVAIL:

Pantyliner (hijau)     : harian,saat tidak haid

Day Use (biru)        : haid normal

Night Use (merah)  : haid banyak,nifas

HARGA /BUNGKUS:

HIJAU : 28.000,eceran 3lb= 5.000

BIRU : 33.000,eceran 3lb=10.000

MERAH : 35.000,eceran 3lb= 11.000

Kandungan utama herbal alami :

• MAI FANG SHI
• MING FANG
• PEPPERMINT
• BING PIAN
• KUAI MU YOU

Bagaimana Anda Mampu Kuat Bekerja

Bagaimana seseorang mampu bertahan berjam-jam bekerja seolah tak mengenal lelah? Apa pula rahasia seseorang pekerja lepas pantai yang meninggalkan anak istri bertarung melawan angin dan badai? Bagaimana juga dengan para petani,nelayan,kuli,sopir angkutan, atau pekerja berat yang tahan membanting tulang ditengah terik matahari atau dingin malam? sedangkan di sudut sempit yang lain banyak orang mengeluh karena persoalan yang tak kalah besar dari ujung kuku.

Kekuatan itu bernama cinta. Cinta yang melahirkan harapan dan mengabdikan itu semua bagi keluarga nun jauh di sana,kepada masyarakat banyak yang membutuhkan karya mereka, kepada alam yang mengasuhnya, kepada masa depan kehidupan yang sejahtera, atau kepada hati tempat cimtaitu mengalir.
Bila Anda berkeluh kesah hanya karena usaha yang perlu lebih keras, maka kenanglah punggung bungkuk seorang kakek penarik sampah di kota-kota. Mereka memiliki sesuatu yang dicintai, yang kepadanyalah seluruh kerja keras ini didedikasikan. Kepada para para pekerja keras inilah, kita belajar tentang pengabdian atas nama CINTA.

ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pengertian Administrasi
Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad
yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain
menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu
administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced
Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to
manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata
administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan
catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya
yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)
Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public
Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang
kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi
adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan
oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman
(dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management)
mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan
usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P.
Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan
keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara
itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia
yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.
Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori
1
yaitu :
1. Pengertian administrasi dalam arti sempit
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu
sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata
usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam
tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.
2. Pengertian administrasi dalam arti luas
Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok
orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,
kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan
yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.
B. Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.
Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan
perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan
pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office
management.

Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan
keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan
kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan
surat menyurat dan ekspedisi.

A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan
1. Pelayanan Keamanan
Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas
satpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dan
tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan
lingkungan sekolah.
2. Pelayanan Kebersihan dan Keindahan
Pelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang
petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina
7K dan siswa, serta guru piket.
B. Pelayanan Tamu dan Telepon
Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima
tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan
pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau
menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon.
C. Pelayanan kepegawaian
Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap
individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat
laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usul
kepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usul
mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisis
kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digital
sesuai dengan kebutuhan.
D. Pelayanan kesiswaan
Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induk
siswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi
pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan
kebutuhan.
E. Pelayanan keuangan
Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb,
membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah,
proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lain-
lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.
F. Pelayanan umum
Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak
memerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil,
dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.
G. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi
Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin
keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan
pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan
dengan surat-menyurat yang ada.
Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yang
ada . Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelas
dituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantoran.

Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena
itu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai
dengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang
telah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini.
Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, dan
office management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Office
manager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampu
memberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara
harmonis dan berkesinambungan.